研通知[2024] 55号

关于进一步加强北京工业大学研究生出国（境）参加国际学术会议及其他活动相关要求的通知

各学院（部）、各位导师和研究生同学：

为更好地规范在校研究生赴国（境）外参加国际学术会议及其他活动，强化研究生出国（境）管理，现将相关要求通知如下。

一、文件精神

根据《北京工业大学在校生出国（境）交流管理办法》（工大发〔2021〕5号）相关规定：

第十三条第二款规定，赴国（境）外参加国际学术会议、学术竞赛或专业实践等项目的全日制在读学生，获得国（境）外会议组委会邀请函或实践项目通知书后，由个人申请、辅导员或导师审核在校表现，学院（部）主管领导审核推荐，报教务处（本科生）或研究生院（研究生）备案。

第十九条规定，参加各类长短期国（境）外交流的所有学生须在派出前，自行购买相关国（境）外医疗保险和人身意外保险。如学生隐瞒或故意未购买相关保险，在国（境）外交流期间发生疾病或意外伤害等紧急情况，其全部责任和费用由学生本人自行承担。

第二十二条规定，所有参加公派交流学习类项目赴国（境）外开展长、短期交流的学生，及参加假期国际志愿服务项目的学生，均须根据要求参加行前培训。未参加行前培训的学生不得派出。

二、管理要求

（一）拟出国（境）参加国际学术会议的研究生须于派出前至少一个月向学校备案，待备案成功后，方可出国（境）。线上备案流程：申请人登录北京工业大学内网综合门户（网址：https://portal.bjut.edu.cn/page/site/index）——网上办事——研究生院——研究生出国（境）参加国际会议备案——填报相关信息并提交所需附件材料——导师、学院（部）研究生国际化培养秘书、学院（部）主管领导、保卫处、国际交流合作处、研究生培养资源建设办公室、研究生院审核。如未备案成功，擅自出国(境)参加国际学术会议的研究生，无法进行补录备案，相关费用不予报销。

（二）请申请人于出发日期前至少5个工作日（不含节假日及寒暑假），到国际交流合作处（科学楼213室）进行行前教育培训并进行登记（已登记的行前培训记录1年内有效），未参加行前教育培训的研究生不得派出。未参加行前培训，擅自出国（境）参加国际学术会议及其他活动，所造成的后果由研究生本人承担。

（三）在线备案时请同时提交相关附件材料，包括：

1.会议主办方出具的正式邀请信，包含申请人个人信息及录用论文信息等。

2.经费说明：包含资助证明、自费说明及其他需要说明的情况等。若由导师或学院（部）资助，请出具相关说明并签字盖章。若自费或其他单位资助，或多方资助的，均需提供多方相关证明材料。

（四）申请人须按照申请出国（境）时间如期返校，如有变动，请重新提交备案信息。请各学院（部）监督派出研究生做好会后总结工作，派出研究生应于返校一周内向所在学院（部）提交总结报告，同时提供3-5张相关照片。各学院（部）于每个月末向研究生院提交当月所有学生的总结报告及相关照片等材料。未按时提交总结材料会影响相关费用报销；如派出研究生未按时返校，在境外逾期期间其全部责任由研究生本人承担。

三、其它说明

（一）研究生指导教师与研究生所在培养单位应认真选拔并推荐具有优良学术潜质的研究生参加高水平国际学术会议，并与在境外的研究生保持联系，及时了解学生的工作进展情况及人身安全情况。

（二）参加国际学术会议的研究生有责任和义务在会议期间积极宣传北京工业大学，与辅导员和研究生导师保持紧密联系，报告交流会议进展情况。

（三）研究生在外期间不得从事有损祖国利益和安全的活动，自觉维护祖国荣誉。遵守我国和留学所在国法律，遵守留学单位的规定，尊重当地人民的风俗习惯，与当地人民保持友好交往。

（四）严格遵守已备案的规定时长，不得擅自延长在外期限或前往未报批国家，包括未报批的“申根国家”和互免签证国家（地区）。

Annex: Relevant Important Notes in Attending International Academic Conferences for International Postgraduates in BJUT

1. Postgraduates intending to attend international academic conferences abroad must register at least one month before departure, and can only go abroad after successful registration.

Online registering process: logging in the “Intranet Comprehensive Service Portal of BJUT”（URL：https://portal.bjut.edu.cn/page/site/index）—“Online Service”—“Graduate School”—“Filing for Postgraduates to Participate in International Conferences Abroad”—“Fill in Relevant Information and Submit Required Attachment Materials”. Subsequently, relevant approvals will be carried out.

Postgraduates who participate in international academic conferences abroad without successful registration will not be eligible for supplementary registration. Related expenses will not be reimbursed.

2. Applicants are required to attend pre-departure education and training at the International Office (Room 213, Science Building) at least 5 working days before the departure date (excluding holidays and winter/summer vacations) and register (the registered pre-departure training records are valid for 1 year).

Postgraduates who have not participated in pre-departure education and training are not allowed to attend conference. The consequences and full responsibilities without participating in pre-departure training shall be taken by the postgraduates themselves.

3.Applicants must return as scheduled according to the applying time. If there are any changes, please resubmit the filing information. Applicants should submit a summary report to their college (faculty) within one week of returning to school, and provide 3-5 relevant photos. If applicants fail to return to school on time, all responsibilities during the overdue period abroad shall be borne by themselves.

4. During the conference time, applicants shall keep in touch with their supervisor, actively promote BJUT, abide by the law, strictly adhere to the regulations, and not extend the period of stay or travel to unapproved countries (regions).

5. In case any discrepancy arises between the English translation and the original Chinese version, the Chinese version shall prevail.

研究生院  国际交流合作处

2024年8月30日