研究生院疫情防控期间管理服务工作安排

各学部（院）：

目前，新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控形势严峻，为了确保教职工安全和健康，在疫情防控期间方便各学部（院）师生办理业务，根据学校教职工工作要求，研究生院以线上办理业务为主的形式为师生提供服务。如有紧急事宜要联系研究生院老师，可以请学部（院）秘书第一时间转达。

一、研究生招生管理及博士生招考办公室

（一）学术学位、工程类专业学位博士申请考核制报名工作

（1）学部（院）申请考核制实施细则的制定

请各学部（院）基于2023年博士生招生章程，参考研究生院提供模版，充分论证并制定学部（院）申请考核制实施细则，并提请学部（院）研究生招生工作领导小组审定通过后，报送研究生院。研究生院将第一时间通过学校研究生招生网对外发布。

报送方式：请将电子版发送至yanzhaoban@bjut.edu.cn。

（2）考生材料提交方式

各学部（院）可根据自身考生体量、管理特点及疫情防控政策情况，选择模版中提供的三种方案之一或制定其他可行方案，写入学部（院）申请考核制实施细则。

（二）学术学位博士硕博连读选拔工作

（1）考生材料提交方式

对无法到平乐园校区提交材料的考生，学部（院）可建议其请导师、同学代为打印提交，或允许考生参照学部（院）申请考核制材料三种提交方案之一进行提交。

（2）材料审核

原定于11月28日前进行的材料审核环节，可适度延长工作周期。各学部（院）于12月7日前提交《申请硕博连读资格初审通过考生汇总表》即可。

报送方式：请将电子版发送至yanzhaoban@bjut.edu.cn。

（三）科研项目经费博士一次性培养成本收取工作

目前已完成科研博士一次性培养成本收取工作的网上办事流程框架搭建。待网上办事系统调适完毕后，研究生院将启动2022级科研博士一次性培养成本的网上收费审核及收取工作。具体工作流程及时间安排等将与财务处等部门完成对接后发布。

（四）招考咨询

现阶段各招生学部（院）的招生咨询电话可能无法正常接听，请各博士招生学部（院）通过邮件等形式做好考生的咨询解答工作。

各学部（院）有关研究生招生考试业务咨询与联系，可以通过研究生院研招办办公电话、微信、手机、电子邮件等多种形式进行。

联系人：李老师、王老师 邮箱：yanzhaoban@bjut.edu.cn。

二、硕士生招考办公室

（一）硕士招生考试初试工作

（1）考点借考工作

按照上级部门要求，开展研考考生借考需求的多轮摸底。鉴于目前疫情防控形势严峻复杂，存在诸多变化，研究生院已经以通知、公告、短信、站内信的形式广泛宣传，请不在京的考生尽快返京备考，在京的考生非必要不出京。

后续若上级部门有新的关于疫情防控流调摸排等工作安排，请各学部（院）积极配合研究生院共同完成。

（2）初试期间自命题命题教师值班

根据教育部工作要求，研考初试期间，命题教师须到校现场值班。请各学部（院）再次与命题教师确认，并做好相关人员入校白名单管理，须保证命题小组中至少有1人能够到校现场处置与决策，且做好确因疫情无法到校的教师远程值班方案。

（3）自命题电子评卷工作

为降低自命题试卷“物传人”的疫情防控风险，提高评卷工作信息化水平，学校拟从今年起探索开展研考自命题试卷电子评卷工作。整体工作时间将视全国机要回卷时间确定，预计将在1月中上旬集中进行。请各学部（院）以命题小组为基础，提前确定评卷小组成员，确保评卷人员队伍相对稳定，人员充足，提前参加研究生院组织的电子评卷培训工作。

（4）研考初试监考员选派

研究生招生考试属于国家教育考试，监考员应选聘思想品德良好、作风正派、遵纪守法、遵守保密工作规定、工作认真负责、身体健康，且无近亲属参加当次研考或存在其他利害关系可能影响当次考试公平公正的教师担任。

结合当前疫情防控形势，为避免部分教师因临时封控无法入校，将按照1.5倍体量选聘监考员。具体工作安排将于近期通知。

（二）招考咨询

现阶段各招生学部（院）的招生咨询电话可能无法正常接听，请各硕士招生学部（院）通过邮件等形式做好考生的咨询解答工作。

各学部（院）有关研究生招生考试业务咨询与联系，可以通过研究生院研招办办公电话、微信、手机、电子邮件等多种形式进行。

联系人：李老师、吴老师 邮箱：yanzhaoban@bjut.edu.cn。

三、培养改革办公室

（一）研究生毕业名单上报

        2023届春季毕业研究生毕业名单报送，可以先将电子版发送至changbaoying@bjut.edu.cn，待条件允许再补交签字盖章的纸板材料。

（二）春季毕业生学信网学籍信息确认

2023届春季毕业研究生需要前往学信网核对本人的学籍信息及学历照片，核对无误后填写《2023届春季预毕业研究生学信网学籍信息确认表》（详见后续通知），学部（院）秘书可以先将汇总表的电子版发送至changbaoying@bjut.edu.cn，待条件允许再补交签字盖章的纸板材料到二教307室常老师处。

（三）春季毕业生定向委培信息核对及补充

2023届春季毕业定向委培研究生关于定向委培单位、联系人、转档案单位、联系人等相关信息的核对及补充，以及相关证明材料的收集，学部（院）秘书可以先将电子版发送至changbaoying@bjut.edu.cn，待条件允许再补交纸板材料到二教307室常老师处。

（四）研究生预警通知书上交

截止至2023年6月即将到最长年限的研究生需要上交研究生预警通知书，学部（院）秘书收齐材料后，可以先将电子版（文件以“学号+姓名”命名）发送至changbaoying@bjut.edu.cn，待条件允许再补交纸板材料。

（五）学籍信息数据统计

数据需求部门填写《研究生数据信息需求申请表》（附件1，需求部门负责人电子签名即可，单位盖章处空白），申请表电子版发送至changbaoying@bjut.edu.cn。申请表签字盖章的纸版材料待条件允许再补交到二教307室常老师处。

（六）学籍信息修改

需要修改学籍信息的同学请填写《研究生学籍信息修改申请表》（附件2），学生本人、导师及研究生秘书可以电子签名，申请表电子版发送至changbaoying@bjut.edu.cn，每周一会统一集中进行修改学籍信息。签字盖章的纸版材料待条件允许再补交到二教307室常老师处。

（七）在读研究生的成绩单盖章

鼓励研究生使用手中现有的成绩单扫描件。此期间，找工作确需成绩单的，跟学部（院）教学秘书联系，可在线发送含教学秘书电子签名的成绩单。待条件允许由研究生院统一办理用印业务。

（八）研究生调、停课管理

研究生课程调停课已于11月7日改成线上审批，具体操作流程见《研究生教学调停课流程介绍（线上版）》的通知。任课老师在办事大厅中研究生院模块里选择“研究生教学调停课”选项，线上申请即可。

（九）研究生的排课安排

研究生院11月中旬已完成下学期公共课课程安排并向各学部（院）发布《关于2022-2023学年第二学期研究生专业课安排的通知》，11月底前学部（院）完成专业课安排；12月初将在校内网站上发布下学期研究生公共课课表及各学部（院）专业课课表。12月中旬完成下学期第二教学楼、第三教学楼、第四教学楼研究生教室使用情况表，编制成册，将纸版研究生教室使用情况表送至教室管理科及电教中心。该工作请关注研究生教学秘书工作群，相关通知会及时在群里发布。

（十）研究生公共课考试

       12月初安排数学类公共课考试，根据《2022-2023学年第一学期研究生期末考试工作方案》要求，将采用线上日新平台考试，与理学部老师沟通，做好线上考试配合工作。同时组织研究生院和理学部相关老师积极参加信息中心举办的线上考试培训。请关注研究生教学秘书工作群，查看考试安排的通知。

（十一）2022级研究生选课工作

研究生院11月28日将在校内网站上发布《关于2022-2023学年第二学期研究生选课的通知》，同时会及时在研究生教学秘书工作群里发布。

（十二）研究生管理信息化

校外登录研究生管理信息系统登录网址：

https://webrecdoc.bjut.edu.cn/gmis/login.aspx --管理端（含教师端）

https://webrecdoc.bjut.edu.cn/pyxx/login.aspx --学生端

研究生院网站网址

https://graduate.bjut.edu.cn/

（十三）出国（境）中英文证明材料

出国（境）中英文证明材料在二教三层楼道“研究生中英文证明材料”机器上自助办理，登录账号和密码跟研究生管理信息系统相同。

（十四）研究生管理信息系统密码查询

研究生和任课教师的密码，由所在学部（院）的研究生教学秘书重置。

研究生教学秘书等管理人员的密码，由研究生院重置，联系陈老师，邮箱

chenmeijuan@bjut.edu.cn。

四、培养资源建设办公室

（一）中国研究生学籍异动

（1）网上办事大厅线上办理

研究生“延期毕业、休学、复学、转导师”四类业务，全面实行线上办理。请登录内网综合服务门户——网上办事大厅——研究生院，点击相应选项进行申请办理。

（2）提交表格申请线上办理

申请办理“退学、转专业、保留学籍、恢复学籍、学籍信息修改”和因特殊原因不能通过网上办事大厅申请办理“延期毕业、休学、复学、转导师”的各研究生，请在“北京工业大学研究院官网——下载专区”下载相应学籍异动表格并按照以下步骤填报：

1. 填写个人信息，按照表格中要求的流程提交审核。

2. 申请人签字、导师签字、学部（院）秘书签字、学部（院）主管领导签字和其他审核人签字部分可先通过电子邮件或微信方式沟通确认，保留截图证明。签名和公章处空白，待学校解除封控后补交相应签字盖章的纸质版材料。

3. 申请人将表格电子版（PDF）和审核人同意截图发至指定邮箱，邮件题目为“XX学部（院）+学号+姓名+申请学籍异动事项”，申请人需手写承诺书，拍照后一同发送至指定邮箱，内容为：

“申请人____承诺以上信息真实，均为本人填写。如因申请材料不实造成的后果，由本人负责。待学校解除封控后补交相应签字盖章的纸质版材料。”

联系人: 毕老师

邮箱：bixd73@bjut.edu.cn

（二）国际研究生学籍异动

（1）网上办事大厅线上办理

申请办理“延期毕业、休学、复学”的国际研究生，请通过登录内网综合服务门户——网上办事大厅——研究生院，点击相应选项进行申请办理。

（2）提交表格申请线上办理

申请办理“退学、转专业、转导师”和因特殊原因不能通过网上办事大厅申请办理“延期毕业、休学、复学”的各国际研究生，请在“北京工业大学研究院官网——下载专区”下载相应学籍异动表格并按照以下步骤填报：

1. 填写个人信息，按照表格中要求的流程提交审核。

2. 申请人签字、导师签字、学部（院）秘书签字、学部（院）主管领导签字和其他审核人签字部分可先通过电子邮件或微信方式沟通确认，保留截图证明。签名和公章处空白，待学校解除封控后补交相应签字盖章的纸质版材料。

3. 申请人将表格电子版（PDF）和审核人同意截图发至指定邮箱，邮件题目为“XX学部（院）+学号+姓名+申请学籍异动事项”，申请人需手写承诺书，拍照后一同发送至指定邮箱，内容为：

“申请人____承诺以上信息真实，均为本人填写。如因申请材料不实造成的后果，由本人负责。待学校解除封控后补交相应签字盖章的纸质版材料。”

联系人: 毕老师

邮箱：bixd73@bjut.edu.cn

（三）研究生出国（境）留学申请（长期）

网上办事大厅线上办理

请通过登录内网综合服务门户——网上办事大厅——研究生院，点击相应选项进行申请办理。在办理过程中有疑问可邮件发送相关问题进行答疑咨询。

联系人: 王老师

邮箱：xiaofanwang@bjut.edu.cn

（四）课程思政相关项目经费执行

请发送项目经费执行报销申请单及相关证明材料（PDF）至指定邮箱，并根据财务处的相关规定履行提交流程。申请人需手写承诺书，拍照后一同发送至指定邮箱，内容为：

“申请人____承诺以上信息真实，均为本人填写。如因申请材料不实造成的后果，由本人负责。待学校解除封控后补交相应签字盖章的纸质版材料（如需要）。”

联系人: 毕老师

邮箱：bixd73@bjut.edu.cn

（五）第二学期研究生教材和在线课程选用审查工作

具体工作安排和通知将于本周内发布，相关人签字、学部（院）主管领导签字和其他审核人签字部分可先通过电子邮件或微信方式沟通确认，保留截图证明。签名和公章处空白即可。

联系人:王老师

邮箱：xiaofanwang@bjut.edu.cn

（六）国家技术转移领域研究生培养教材建设项目经费执行工作

请发送项目经费执行报销申请单及相关证明材料（PDF）至指定邮箱，并根据财务处的相关规定履行提交流程。申请人需手写承诺书，拍照后一同发送至指定邮箱，内容为：

“申请人____承诺以上信息真实，均为本人填写。如因申请材料不实造成的后果，由本人负责。待学校解除封控后补交相应签字盖章的纸质版材料（如需要）。”

联系人:王老师

邮箱：xiaofanwang@bjut.edu.cn

五、学位办公室

（一）博士学位论文答辩前盲审工作

学部（院）如有学位论文增评、复审等，可通过邮件提交符合要求的申请，待疫情防控结束后补交纸质版申请材料。评审结束后，将通过邮件及时反馈评阅书电子版，纸质版待疫情防控结束后补发。

（二）博士研究生创新奖学金中期考核

博士生创新奖学金中期考核，预计在12月份中期开展。通知及相关要求将通过邮件发送给各位博士生。各位博士生请通过邮件提交相关材料。

联系人：卜老师

邮  箱：buxiaomei@emails.bjut.edu.cn

（三）学位论文开题、中期工作

本学期应完成开题报告工作的研究生，尽可能采用线上答辩方式继续进行，确因疫情等原因无法在本学期完成开题报告，可推迟到2023年3月20日前完成。详细通知见校内网研究生院11月18日发布的《 2022-2023学年第一学期研究生学位论文开题报告工作的补充通知》。

本学期应完成中期审核的研究生，各学部（院）参照开题报告工作管理，可适当调整时间。

（四）学位论文答辩工作

2023年春季研究生学位论文答辩截止时间：2022年12月2日，详细通知见校内网研究生院9月9日发布的《2023年春季研究生学位论文答辩相关事项的通知》。

疫情期应进行学位论文线上答辩，线上答辩的组织与流程相关文件已发至各学部（院）秘书老师邮箱，方便各学部（院）开展工作。

“研究生学位论文格式检测系统”与“学位论文学术不端行为检测系统”可正常使用。

（五）学位会工作

第十三届学位评定委员会第八次会议拟采用线上方式于2022年12月26日召开，讨论2023年春季研究生学位授予问题。各学位分委会材料提交方式安排见后续校内网通知。

答辩决议盖章、行业优秀研究生学位论文申请盖章等请先通过学部秘书线上联系沟通。原则上要先盖学部（院）章，再盖学位办章。

学位证明线下办理业务暂缓。

联系人：胡老师

邮箱：huchunying@bjut.edu.cn。

（六）研究生导师资格认定与动态调整

各类研究生导师资格认定申请与招生学科调整等事宜请与学部（院）研究生秘书联系；各学部（院）完成导师资格认定初审后将电子版材料发送至yanyuping@bjut.edu.cn。

六、专业学位管理办公室

（一）2022版学科专业目录学位授权点对应调整工作

相关学院应在11月28日前将对应调整申请表、汇总表向研究生院报送电子版，发至邮箱zhaoz@bjut.edu.cn，具体事宜通过电话或电子邮箱方式另行联系。联系人：赵老师。

（二）2020、2021级工程类专业学位研究生专业领域登记工作

相关学部院应在11月30日前完成登记工作，尚未报送到研究生院的申请材料，可采取纸质版和电子版相结合的方式，纸质版和电子版申请表暂在各学部院留存，汇总表电子版发zhaoz@bjut.edu.cn。电子版材料可使用电子签名，暂时取消对各级公章的要求，待进入常态化防控阶段后补充纸质版材料和相关公章以便存档。联系人：赵老师。

（三）校级产学研联合培养研究生实践基地审批工作

申请校级产学研联合培养研究生实践基地，请将协议文本、支撑材料和用章使用申请表拍照发送到mamunan@bjut.edu.cn，审核通过后提供纸质版进行加盖公章工作。联系人：马老师。

（四）在职专硕（单证）研究生相关业务

在职专硕（单证）历届校友如需要中英文成绩单、入学报名材料等材料证明业务，请将个人身份证明、联系方式和相关支撑材料拍照发送至mamunan@bjut.edu.cn，后续将通过邮箱方式办理沟通事宜。联系人：马老师。

（五）研究生工程实训平台

根据疫情防控形势，研究生工程实训平台要求各实训室严格遵守学校疫情防控规定，每日统计进入平台人员，降低人员密度，减少人员接触频率。疫情期间各实训室加强日常安全管理，在研究生导师的指导和监督下开展实训室实践活动。联系人：马老师，邮箱mamunan@bjut.edu.cn。

（六）研究生院主管分类发展经费和技术转移经费工作

针对分类发展经费，如项目负责人有调整预算明细等需求，请先联系所在学部院的经费预算员，发起调整申请，录入调整理由后经学部院负责人审批，提交至研究生院，并通过微信、邮箱等方式沟通。针对技术转移经费，原则上不对经费明细进行调整，确有需要可以通过下列联系人进行咨询。研究生院将及时办理调整业务。联系人：赵老师，邮箱：zhaoz@bjut.edu.cn。

七、行政办公室

（一）研究生院印章

研究生院印章使用需各主管院长审核后办理盖章。疫情防控期间，为减少人员聚集和接触，鼓励教职工通过微信、邮件等在线形式提交业务主管办公室老师，主管院长审核通过的由行政办老师通过在线渠道先进行反馈，随校园开放政策实时调整，待平乐园校区开放后由研究生院统一办理用印业务。

（二）学生证补办业务

疫情防控期间暂停学生证补办业务。

联系人：傅老师 邮箱：gdschool@bjut.edu.cn。